De perfecte inkooporganisatie?

Blog Thea Smid-Verheul, zelfstandig inkoopadviseur

Veel gemeenten met meer dan 2-3 inkoopadviseurs zoeken naar de beste inkooporganisatie.
Doen we die centraal of decentraal? Veelal is dit een zoektocht als er problemen zijn waardoor er centraal geen grip is op de inkopen die gedaan worden of dat er veel niet aanbesteed wordt.
Maar bestaat er een beste inkooporganisatie?
Nee, dit is sterk afhankelijk van de cultuur en de structuur van de organisatie.
Wordt er graag afgeweken van de regels of houdt men zich er strak aan? Hoeveel diensten/sectoren of afdelingen zijn er? Zijn er formats, waardoor de organisatie naar buiten toe een uniform beeld toont?

Vaak hoor je ook, wie betaalt bepaalt. Oftewel, wie budgetverantwoordelijk is, beslist hoe er ingekocht wordt. Maar ik ken geen organisatie waar de inkoopafdeling budgetverantwoordelijk is voor de inkoop van wegen, zorg of kantoorartikelen. Zelfs in het bedrijfsleven niet!
En je kunt ook niet van een inkoopafdeling van een gemeente verwachten dat zij alle inhoudelijke kennis heeft; van wegen tot ICT tot schoonmaak tot zorg. Het is naar mijn mening wel verstandig als de inkoopadviseur de markt en de branche kent, opdat hij de juiste vragen kan stellen aan de echte inhoudelijke interne specialist.

Dus wat is dan een centrale inkoopafdeling bij een gemeente? En wat past er bij mijn organisatie?

Naar mijn idee is de best passende inkooporganisatie een resultaat van keuzes uit 3 variabelen:

Fysieke positie van de inkopers Bij elkaar In/bij de business
Hiërarchische positie van de inkopers Een centrale leidinggevende Lijnmanagers
Inhoudelijke aansturing van de inkopers Een centrale coördinator Lijnmanager

Is de gemeente gewend aan centrale (PIOFA) afdelingen of zijn de managers van dienst integraal verantwoordelijk?
Fysiek centraal zittende inkopers krijgen vaak het verwijt van de  ‘ivoren toren’. Decentraal, in de business zittende inkopers, zitten dichterbij de budgethouders, worden één van hen, waardoor beter zicht ontstaat op het niet-aanbesteden.

Praktijkvoorbeelden

Gemeente Amersfoort had het model waar de inkopers fysiek in de business zaten en hiërarchisch werden aangestuurd door de betreffende sectorcontroller. Daardoor zaten ze dicht bij de budgethouders.  Door het praatje bij de koffieautomaat en in de afdelingsoverleggen hoorden de inkopers wat er speelde binnen de sector en welke aanbestedingen er aan kwamen. Uniformiteit in de uitstraling werd bereikt door uniforme formats en capaciteitsplanning werd bereikt door als team te overleggen onder voorzitterschap van een centrale inkoop coördinator.

Bij gemeente Rotterdam hebben ze een inkoopafdeling. Alle inkopen boven 15.000€ worden gemeld in een systeem, waarna iemand van Inkoop de aanbesteding oppakt. Inkoop ziet ook toe of de meldingen wel zijn gedaan (nalevingsmeting).

Gemeente Utrecht heeft een mengvorm; de centrale inkoopafdeling pakt alle aanbestedingen boven de 100.000€ en in de 17 diensten zijn decentrale inkopers opgeleid voor de vragen en onderhandse aanbestedingen.

Gemeenten Nijmegen en Haarlemmermeer werken met accounts; de centraal zittende en aangestuurde inkopers hebben allemaal een dienst als account, voor wie zij het eerste aanspreekpunt zijn.

Gemeente Amsterdam heeft 4 directeuren tot lead-buyer benoemd. Alleen zij mogen de inkopen ondertekenen binnen een bepaald inkooppakket, ook al is die ingekocht door een andere dienst.
In de dienst van de lead-buyer zitten ook een aantal inkopers met verstand van het betreffende inkooppakket. Dit zou je kunnen zien als 4 inkoopafdelingen. Op centraal niveau is het maken van beleid, rapportage en control belegd.

Conclusie

Welk model dus het best past bij jouw organisatie? Dat is aan jou!

De perfecte inkooporganisatie zit ‘m dus meer in de afspraken ten aanzien van het melden van een inkoop (grotere gemeenten hebben een inkoopsysteem waarin alle inkopen een ordernummer moeten krijgen), wie beslist over hoe er wordt ingekocht, wie het contract ondertekent en wie de knoop hakt bij meningsverschillen. Want diepe inhoudelijke kennis en het budget zal nooit bij de inkoopafdeling liggen. Hoewel het slim is om je inkopers te laten specialiseren op een bepaald inkooppakket. Een aanbesteding van een softwarepakket vergt immers andere inkoopskills dan die van een brug !

Geen reactie's

Sorry, het is niet mogelijk om te reageren.