Handig zo’n UEA?

Blog Thea Smid-Verheul, zelfstandig inkoopadviseur

Het doel van de UEA is het verlichten van de administratieve lasten voor zowel aanbestedende diensten als inschrijvers. Maar is dit ook zo? Leidt het document tot minder, of juist tot meer lasten?

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (het UEA) is het standaardformulier dat in Nederland wordt toegepast op aanbestedingen zowel boven als onder de Europese aanbestedingsdrempel die plaatsvinden op grond van de Aanbestedingswet 2012. Het UEA is een Eigen verklaring over de financiële toestand, de bekwaamheden en de geschiktheid van ondernemingen voor een aanbestedingsprocedure.

Het betreft dus de uitsluitingsgronden en de geschiktheidseisen van de ondernemer. Het niet voldoen hieraan leidt altijd tot uitsluiting. Niets frustrerender voor een inschrijver dan dat zijn inschrijving wordt uitgesloten door het fout invullen van het UEA. Al dat werk voor niets!

Wat moet de aanbesteder doen?

Uit de heldere instructie van de interactieve pdf-versie van de UEA op PIANOo staat dat de aanbestedende dienst het UEA moet beveiligen nadat hij Deel I en Deel III heeft ingevuld. Voor dit beveiligen moet hij terug naar pagina 1.

Vervolgens stopt de aanbestedende dienst het bij de aanbestedingsstukken en is het aan de inschrijver om het UEA in te vullen, rechtsgeldig te ondertekenen en bij zij inschrijving te doen.

Deel II: lastige vragen voor de inschrijver?

Stel de inschrijver heeft een (lege) holding en een BV. Schrijft de holding in of de BV? Als de holding inschrijft, moet die wel verklaren dat hij de BV als onderaannemer inzet. Immers, de holding is niets; de BV heeft vergelijkbare opdrachten uitgevoerd. Hoewel onlangs Hof Den Bosch oordeelde dat dat niet nodig was als de holding en de ene BV dezelfde directeur hadden, tot grote verbazing van de juristen.

Stel de inschrijver schrijft in als combinatie. Waar in het UEA moet worden ingevuld wie de penvoerder is?
Moet dat:
a. onder Deel IIA Wijze van deelneming, of
b. onder Deel IIB Informatie over de vertegenwoordigers van de onderneming?

En wat, waar en hoe schrijft een ondernemer in met een onderaannemer?

Bij Deel IIA staat in rood cursief ‘zorg ervoor dat overige betrokkenen een UEA invullen’; in de tekst eronder, (a) de rol van de ondernemer binnen de combinatie, wordt alleen een combinatie genoemd als mogelijkheid; in de tekst bij (b) staat vermeld de identiteit van de andere ondernemers die samen deelnemen aan de procedure. Heeft dit nog steeds betrekking op de combinatie of gaat dit alleen over de onderaannemer(s)? En dan moet bij (c) de naam van de deelnemende combinatie worden ingevuld.

Of moet de onderaannemer alleen worden ingevuld bij Deel IIC: doet de ondernemer beroep op de draagkracht van andere entiteiten?

Of toch bij deel IID, bij de vraag of de ondernemer van plan is de opdracht in onderaanneming aan derden te geven? Maar deze vraag staat bij deel IID onder de kop: informatie betreffende onderaannemers op wier draagkracht de ondernemer GEEN beroep doet!! Snappen we het nog? Ik niet namelijk!

Vervolgens willen veel aanbestedende diensten een separate derdenverklaring of verklaring van onderaanneming, om zeker te weten dat de ondernemer kan beschikken over de onderaannemer.

De tekst in het UEA: ‘Zo ja, noem  – voor zover bekend – de onderaannemers die…’ De tussenzin ‘voor zover bekend’ kan de indruk geven aan de inschrijvers dat die zekerheid bij inschrijving nog niet nodig is, en die derdenverklaring dus ook niet!

Deel III: JA of NEE?

In deel III is het opletten geblazen. Bij Deel IIIA is het gewenste antwoord NEE.
Bij Deel IIIB is het gewenste antwoord JA.
Bij Deel IIIC is het gewenste antwoord NEE, echter tot het deelonderwerpje ‘Valse verklaring’; vanaf daar is het gewenste antwoord JA.
Moet de inschrijver een ander antwoord invullen, dan volgen allerlei vervolgvragen, als de zelfreinigende maatregelen e.d.
Bij Deel IV en V is het gewenste antwoord weer JA.

Deel IV en V: laat de juiste persoon tekenen

Wie van de inschrijver ondertekent? Is dit wel de rechtsgeldige ondertekenaar van de inschrijvende onderneming, zoals ingeschreven in het Handelsregister?

En dan komt het beoordelen door de aanbestedende dienst

Een hele checklist. Naast de hierboven genoemde dilemma’s over deel II en deel III moet deze o.a. ook letten op:

  • Wie schrijft in?
  • Welke rechtsvorm heeft deze? Wie moeten er dus allemaal alle formele documenten mee tekenen? (Bij een vof dienen immers alle vennoten alles mee te ondertekenen!)
  • Schrijft de holding in of de BV?
  • Moest het Handelsregister worden toegevoegd en is de rechtsgeldig vertegenwoordiger ook diegene die het UEA heeft ondertekend?
  • Schrijft de ondernemer in als combinatie of met onderaannemers? Is dit correct ingevuld? Zijn van de combinanten ook het UEA toegevoegd en rechtsgeldig ondertekend? Idem van de onderaannemers?
  • Zijn de gevraagde extra verklaringen van de combinanten/onderaannemers bijgevoegd en rechtsgeldig ondertekend?
  • Zijn de referenties wel van de genoemde en verklaarde combinanten en onderaannemers?
  • Zijn alle uitsluitingsgronden en bevestigingen in deel III en IV met JA, respectievelijk NEE beantwoord?
  • Indien in Deel III een niet gewenst antwoord is gegeven, is het aan de aanbestedende dienst om de genoemde zelfreinigende maatregelen te beoordelen. Ga er maar aan staan!

 

Kortom, het UEA is er ten opzichte van de Eigen Verklaring wel op vooruit gegaan, gezien het verschijnen van de juiste uitsluitingsgronden en het verdwijnen van de niet benodigde uitsluitingsgronden. Maar het blijft een secuur en lastig werk, zowel voor ondernemers als voor aanbesteders! Denk er niet te licht over!

De aanbestedende dienst kan aan deel III, IV en V niets versimpelen, maar wel aan deel II. Maak het de inschrijver makkelijker door in het Beschrijvend Document goed te vermelden wat en waar de inschrijver moet invullen in het UEA indien hij inschrijft als combinatie en wat als hij een beroep doet op een holding of op een onderaannemer. Geef ook aan als je aanvullende verklaringen wenst bij een combinatie of bij een onderaannemer. Daar zijn beide partijen immers bij gebaat!

Geen reactie's

Sorry, het is niet mogelijk om te reageren.