Relatief beoordelen, reden voor ontslag?

Blog Thea Smid-Verheul, zelfstandig inkoopadviseur

Ontslag

“Als je als adviseur van Significant een aanbesteding doet waarin je de gunningscriteria relatief beoordeelt, word je ontslagen.” Dat gonsde een paar jaar geleden rond. Jan Telgen, toen nog partner bij Significant, is immers een fel tegenstander van relatief beoordelen. In sommige landen is relatief beoordelen zelfs verboden!

Op 9 mei 2014 heeft de Hoge raad geoordeeld dat het gebruik van relatieve beoordelingsmethoden niet in strijd is met het transparantiebeginsel. Het betrof de zaak van Ricoh tegen de gemeente Utrecht en Xerox, ECLI:NL:HR:2014:1078. Dat is goed om te weten, want in Nederland worden relatieve beoordelingsmethoden nog steeds heel veel toegepast. Immers, relatieve formules zijn eenvoudig toepasbaar.

Wat is relatief beoordelen?

Bij een relatieve beoordeling krijgt de beste inschrijving het maximum beschikbaar aantal punten, de punten voor andere inschrijvingen worden afgeleid van die beste inschrijving.

Voorbeeld

Inschrijver Prijs Score Prijs
A € 40 50
B € 80 25
C € 100 20
  • Inschrijver A heeft de laagste prijs en krijgt dus de maximale score: 50 punten.
  • Inschrijver B heeft een 100% hogere prijs en krijgt daardoor 25 punten
  • Inschrijver C heeft een 150% hogere prijs en krijgt daardoor 20 punten.

Maar wat als A niet had meegedaan? Dan is inschrijver B de laagste en krijgt die 50 punten.

Inschrijver Prijs Score Prijs
B € 80 50
C € 100 40

Inschrijver C krijgt dan 40 punten, in plaats van de eerdere 20. In combinatie met de scores op de andere criteria kan dit er zelfs toe leiden dat een ander de aanbesteding wint. In veel aanbestedingen wordt dit niet zichtbaar, omdat er niet een uitslag wordt bepaald met en zonder A. Maar soms komt dit wel boven water: bijvoorbeeld als A achteraf uitgesloten wordt. Hoe kan een aanbesteder verklaren dat het verschil in waardering tussen de score van C afhankelijk is van het meedoen van A?

Dit nadeel wordt de rangorde-paradox genoemd; de uitkomst van de aanbesteding is afhankelijk van het al dan niet terzijde leggen van inschrijver A. Hier heeft noch inschrijver B noch inschrijver C invloed op.

Een ander nadeel is dat het mogelijk is de aanbesteding te manipuleren

Dit kan op twee verschillende manieren:

  1. Een inschrijver die een hoge prijs vraagt, kan een collega vragen een extreem lage prijs (en navenant lage kwaliteit) te bieden om op die manier het gewicht van het prijscriterium te verlagen.
  2. Door zelf een zeer lage prijs te bieden, verlaagt de inschrijver de scores van alle andere inschrijvers.

Weeg dus in ieder geval het gebruik van een relatieve beoordelingsmethode zorgvuldig af, waarbij de voordelen worden afgezet tegen de nadelen.

Wat dan wel?

Absoluut beoordelen. Bij een absolute beoordeling wordt een inschrijving niet vergeleken met andere inschrijvingen en zijn de scores die een inschrijving krijgt niet afhankelijk van anderen. Op voorhand staat dan vast welke score een inschrijver behaalt wanneer deze een bepaalde prijs indient. Het toepassen van absolute beoordelingsmethoden voor de prijs blijkt in de praktijk alleen nog niet zo gemakkelijk. De aanbestedende dienst zal één of meer vaste waarde(s) vast moeten stellen. Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld een puntenschaal gebaseerd op een maximum inschrijfbedrag of een puntenschaal gebaseerd op een minimaal en maximaal bedrag.

Maar ook de methode van gunnen op waarde behoort tot de mogelijkheden. Hierbij wordt de beoordeling van de kwaliteit ook in geld uitgedrukt en (fictief) afgetrokken van de inschrijfprijs. Een hogere beoordeling is een hogere (fictieve) aftrek.

De voorwaarde bij de toepassing van beide manieren is dat – om tot een goede puntenverdeling te komen – de aanbestedende dienst in alle gevallen een goede inschatting moet kunnen maken van de te verwachten inschrijfsom.

En daar zit nu ook net het knelpunt!

Veelal is dit voor de aanbestedende dienst lastig of heerst de angst dat het afgeven van een maximumprijs zorgt voor het opdrijven van de inschrijfprijzen. En dit is dan ook veelal de reden waarom aanbestedende diensten toch weer voor een relatieve beoordelingsmethode kiezen.

Advies

  • Als je relatief beoordeelt, beschrijf dan in het aanbestedingsdocument wat er gebeurt met de beoordeling als de eerste geëindigde inschrijver (alsnog) afvalt, bijvoorbeeld omdat onjuiste informatie is verstrekt of op andere punten onoverkomelijke bezwaren bestaan; een herbeoordeling of niet.
  • Als je de prijs relatief beoordeelt en je verwacht grote prijsverschillen, verlaag dan de weging van de prijs. Door die grote prijsverschillen, telt een iets hogere prijs meteen zwaar mee, zwaarder dan een iets lagere kwaliteit.

Relatief beoordelen van de kwaliteit

In veel aanbestedingen wordt de inschrijfprijs relatief beoordeeld. Dit kan uiteraard ook met de kwaliteit, zoals het geval was in de hierboven genoemde zaak uit 2014. We zien echter meer aanbestedingen waarin de kwaliteit (absoluut) wordt beoordeeld met bijvoorbeeld een schaal van 0 tot 10.

Omdat Nederlands echter veelal niet scheutig zijn met het geven van 10-en, ‘upgraden’ aanbestedende diensten soms de score van de kwalitatief beste inschrijver naar de 10. Bijvoorbeeld van een 8 naar een 10 door met 10/8 te vermenigvuldigen en daarna ook de scores van alle andere inschrijvers met 10/8 te vermenigvuldigen. Immers de laagste prijs krijgt ook de maximale score! Anders is de prijs nog steeds van doorslaggevend belang.

Maar is dit ook niet relatief beoordelen? Immers, wat als die inschrijver met die ge-upgrade 8 toch later afvalt? Dan moet de een na beste inschrijver ge-upgraded worden naar een 10. En stel dat die een 7 had? Dan krijgt die opeens 10 punten in plaats van 8,75 en worden alle andere scores ook met 10/7 vermenigvuldigd.

Dus ook hier hangt de score van een inschrijver af van de score van andere inschrijvers en hebben we dus een absolute beoordeling weer relatief gemaakt.

Advies

  • Zorg dat je ook in de beoordeling van de kwaliteit de maximale score haalt. Veelal zul je hier van de schaal van de rapportcijfers (1-20) af moeten stappen, want veel mensen hanteren nog het adagium: een 9 is voor de juf, een 10 is voor God! Een suggestie kan zijn: van uitstekend tot minimaal of +2 tot -2.
  • Let echt goed op de verhouding prijs versus kwaliteit. Zelfs bij een 40% prijs-60% kwaliteit kan de prijs (ongewenst) van doorslaggevend belang worden!
Geen reactie's

Sorry, het is niet mogelijk om te reageren.