Verkopers komen van Venus, inkopers van Mars?

Blog Thea Smid-Verheul, zelfstandig inkoopadviseur Twinkel

Tot dit besef kwam ik toen ik onlangs werd gevraagd om te reageren op een aantal stellingen voor een artikel op een site voor tender managers. Het ging om stellingen die leven bij verkopers, bij de inschrijvers op overheidstenders. En wat realiseerde ik? Ik schrok van mijn eigen antwoorden.
Schrikken jullie met me mee? Hoe kunnen verkopers en inkopers zo anders in de wedstrijd zitten, maar ook zo over elkaar denken? En beter nog, wat kunnen we er aan doen?

“Het draait toch alleen om de prijs!”

In deze stelling kon ik me niet helemaal vinden. Er zijn inkooppakketten waar er meer druk op de prijs zit dan anderen. Zo zie je in de GWW nog veel RAW bestekken en laagste prijs inkopen. En er zijn ook aannemers in die hoek die dat het liefste ook zo willen.
Ik constateer echter dat ik de laatste tijd meer en meer aanbestedingen zie waar een plafondbudget is meegegeven en/of waar kwaliteit een bepalende rol speelt. Een controller zei me ooit: “Ook al doe je prijs – kwaliteit, 50% – 50%, dan nog wint diegene met de laagste prijs”. Die mening deel ik wel.
Wil je kwaliteit echt een rol laten spelen, laat deze dan voor minstens 60% meetellen.
Maak jij voor elke aanbesteding een what-if analyse? Wat als iemand met een lage prijs inschrijft, welk effect heeft dat? Welke score op kwaliteit is er nodig om de aanbesteding te winnen?
Een van de gouden inkoopregels is niet voor niets: Focus je op prijs, krijg je een slechte kwaliteit; focus je op kwaliteit, krijg je een goede prijs.

Opvallend is ook het aantal gunningscriteria. Je ziet aanbestedingen met wel 6 tot 10 gunningscriteria, die dan elk voor 2 tot 10% meetellen. Dat zet echt geen zoden aan de dijk.
In een onderzoek stond ooit dat alleen criteria die voor minstens 15% meetellen, ertoe beginnen te doen. De provincie Noord-Brabant past in een maatschappelijk verantwoorde aanbesteding, ‘duurzaamheid’ alleen al voor minstens 40% toe. Dat zet zoden aan de dijk!

TIP: Wil je kwaliteit? Maak een duidelijk onderscheid in je gunningscriteria, beperk ze in aantal en weeg ze zwaar mee ten opzichte van de prijs (>60%).

“Als inschrijvers liggen wij eruit als we ons niet aan de planning houden. De inkopende partij houdt zich eigenlijk vrijwel nooit aan de planning.”

Tsja, deze stelling herken ik eigenlijk wel. Hoe vaak zie je niet een gerectificeerde aanbesteding op TenderNed, waarbij de inschrijftermijn wordt opgeschoven? Dit omdat er bijvoorbeeld een extra ronde voor de Nota van Inlichtingen nodig is. Gelet op de wettelijke termijn van minstens 10 kalenderdagen tussen de (laatste) Nota van Inlichtingen en de deadline van Inschrijving schuift de deadline dan op.

Ik geloof niet dat inkopende partijen dit met opzet doen. Binnen overheden kunnen allerlei politieke processen spelen, waardoor antwoorden langer duren of planningen van projecten verschuiven. Maar dat is geen excuus; niet werkend internet is immers ook geen excuus voor de inschrijver om te laat een offerte te mogen indienen.

Mijn tegenstelling is: Leveranciers beginnen met het doornemen van de aanbestedingsstukken, een paar dagen voor de deadline van het vragen stellen. Ik plan daarom meestal die eerste deadline voor het stellen van vragen heel vroeg, ongeveer 10 dagen na de publicatie, zodat ik binnen de 40 dagen eventueel nog een mogelijkheid heb voor een tweede Nota van Inlichtingen. Niets leuker dan een tweede Nota van Inlichtingen die ingepland staat, achteraf niet nodig blijkt, toch?

TIP: plan de eerste vragenronde in een vroeg stadium.

“Als inschrijvers worden we gevraagd om een SMART plan van aanpak te schrijven.
De offerteaanvraag zelf is echter zelden SMART. “

Het SMART-principe is management- of pedagogenjargon voor het eenvoudig en eenduidig opstellen en controleren van doelstellingen.

  • Specifiek – Is de doelstelling eenduidig?
  • Meetbaar – Onder welke (meetbare/observeerbare) voorwaarden of vorm is het doel bereikt?
  • Acceptabel – Zijn deze doelen acceptabel voor de doelgroep en/of het management?
    OF Ambitieus
  • Realistisch – Is het doel haalbaar?
  • Tijdsgebonden – Wanneer (in de tijd) moet het doel bereikt zijn?

Helaas herken ik deze ook wel. Veel teksten in aanbestedingsdocumenten zijn niet specifiek, maar vaag en doorspekt met wollig juridisch taalgebruik.
Als een van de oorzaken duid ik een wens tot uniformiteit en het willen leren van eerdere gedingen. Dit verwerken we dan vervolgens in onze formats. Ik werkte hier zelf ook aan mee. Op basis van de jurisprudentie paste ik maandelijks onze gemeentelijke formats aan, om maar een kort geding te voorkomen die iemand anders aan z’n broek had gehad (voor een heel ander inkooptraject).
Risico mijdend? Jazeker! Nodig? Nee eigenlijk niet.  Formats zijn goed en handig. Maar hebben we onze formats niet veel te juridisch en moeilijk en lang gemaakt?

De gemeente Amsterdam publiceerde een paar jaar geleden een openbare aanbesteding speciaal voor start-ups. Hun format hadden ze weten terug te brengen naar het absolute minimum: een leesbare 12 kantjes, heerlijk. En al het hoognodige stond erin!

TIP: Als je morgen even niets te doen hebt, schrap onnodige wollige en/of juridische teksten uit je formats!

“We krijgen geen concrete verduidelijking in de Nota van Inlichtingen.”

Ook deze stelling herken ik wel. In hoeveel Nota’s van Inlichtingen zie je het antwoord: “Nee.” Of “Zie par. 3.4.5.”? Ik hoor inkopers klagen dat de inschrijvers stomme vragen stellen; vragen stellen om het vragen stellen, als gevolg van ‘het Grosmann arrest’.
Ik zag ooit een aanbesteding waarbij in de eerste Nota heel bot werd geantwoord. De sfeer en toon van de vragen in de tweede Nota verhardde compleet en werden nog zuurder. De -niet ingeplande, maar wel hoognodige- derde Nota was bijna vijandig! Gelukkig is die aanbesteding stopgezet, ik denk echt dat er geen enkele goede inschrijving ontvangen zou zijn.
Probeer altijd de vragen van leveranciers serieus en respectvol te beantwoorden. Als ik een antwoord geef, maar de vraag niet totaal heb begrepen, geef ik aan hoe ik de vraag heb geïnterpreteerd en verzoek ze een nieuwe vraag te stellen, mochten ze de vraag toch anders bedoeld hebben.  Een “Nee”, geef ik altijd met een toelichting. Een collega zei ooit: “Nee, dat is toch genoeg en duidelijk?” Dat is waar, maar een “Nee met een toelichting” leidt tot meer begrip.

TIP: Behandel de inschrijvers, zoals je zelf ook behandeld zou willen worden. Voor je het weet is het je zakelijke partner voor de komende 4 jaar!

En, herkende jij je in de stellingen? Schrok jij ook van je eigen antwoorden? Kom jij van een andere planeet dan de inschrijvende partijen? Aanbesteden hoort bij het superleuke werk van een inkoper. Maar laten we als Mars bewoners proberen om de afstand tussen Venus en Mars te verkleinen! Dan wordt het aanbesteden vele malen leuker.

Geen reactie's

Sorry, het is niet mogelijk om te reageren.